1.1.   Đăng nhập vào 3CX Web Client

Hổ trợ các trình duyệt web sau: Google Chrome, Mozilla Firefox hoặc Microsoft Edge

B1: Truy cập vào 3CX với tài khoản được cung cấp trong Welcome Email

Với:

  1. Link truy cập vào 3CX Web client
  2. Username hay Extension number
  3. Mật khẩu

B2: Khi đăng nhập thành công 3CX web client sẽ thấy giao diện như :

Với:

  • (1) Bàn phím số thực hiện cuộc gọi
  • (2) Mã QR code sử dụng cho 3CX Mobile App
  • (3) Menu các chức năng:
    • Teams: hiển thị những người trong cùng nhóm
    • Chat: tính năng Chat
    • Meet: tạo cuộc họp trực tuyến
    • Call: lịch sử cuộc gọi
    • Panel: Hiển thị CalQueue
    • Contacts: Hiển thị danh bạ
    • Voicemail: Danh sách hộp thư thoại.
    • Recording: Danh sách ghi âm
    • Setting: Cài đặt.
  • (4) Thông tin tài khoản và trạng thái

Với các tình trạng mặc định là:

    • “Available” – Sẳn sàng nhận các cuộc gọi
    • “Away” – Tạm thời không sẳn sàng à Chuyển đến Voicemail
    • “Do Not Disturb” – Chế độ không làm phiền à Chuyển đến Voicemail
    • “Lunch” – Đang ăn trưa – một tình trạng do người dùng tự cấu hình
    • “Business Trip” – Đang đi công tác – một tình trạng do người dùng tự cấu hình
    • Thiết lập Thông điệp (status message)
    • Set Status Temporarity: Thiết lập tình trạng, thông điệp theo khoảng thời gian định nghĩa trước.

1.2.  Thực hiện/Nhận cuộc gọi và Chuyển tiếp đến số khác (Transfer call)

B1: Để thực hiện cuộc gọi trên web client thì đầu tiên phải thiết lập chế độ

ưu tiên thiết bị 3CX Web Client bằng cách click vào “Brower”.

B2: Để thực hiện cuộc gọi đến các thành viên trong nội bộ thì chỉ cần click vào biểu tượng Call trong danh bạ

Hoặc có thể đánh số điện thoại/Tên vào mục (A) hoặc click chọn các phím trên Numpad để gõ trực tiếp số điện thoại cần gọi và click Call.

Tiếp nhận cuộc gọi

Khi có cuộc gọi đến web client sẽ tự động Popup lên thông tin

Với:

  • A : Để tiếp nhận cuộc gọi Video (Nếu người gọi/người nhận có hổ trợ Video Call)
  • B : Để tiếp nhận cuộc gọi thông thường (Audio)
  • C : Từ chối cuộc gọi
  • D : Chuyển sang cho hệ thống voicemail

Chuyển tiếp đến số khác

Với:

  • A: Nếu muốn thiết lập Cuộc gọi nhóm nhiều người
  • B: Nếu muốn chuyển tiếp ngay cuộc gọi sang số nội bộ khác (mà không cần phải hỏi ý kiến người được chuyển tiếp – Blind transfer)
  • D: Nếu muốn chuyển tiếp cuộc gọi đến số nội bộ khác mà cần gọi đến số nội bộ đó để hỏi ý kiến trước khi chuyển cuộc gọi đến à Khi người kia đồng ý thì nhấn nút Transfer để chuyển cuộc gọi
  • D: Tùy chọn/Mặc định sẽ ghi âm lại cuộc gọi

1.3.   Thiết lập một WebMeeting trên Webclient

Tại giao diện chính, chọn biểu tượng “Meet” thanh taskbar bên trái để vào giao diện của Webmeeting

  • (A):  Tạo lịch cho một cuộc WebMeeting.
  • (B): Danh sách các cuộc WebMeeting đã được lên lịch.
  • (C): Scan QR Code bằng App 3CX Conference sử dụng trên Smartphone.
  • (D): Bật/tắt mic và camera.  Click “ Join Now” để tạo 1 cuộc Quick Meeting.

Cách tạo lịch hẹn một cuộc WebMeeting:

Click vào biểu tượng (+) góc trên bên trái.

Trong giao diện tạo lịch meeting:

  • Chọn kiểu “Audio” hay “Video” hay “Webinar”
  • Chọn biểu tượng bánh răng, vào Meeting Option.
  • Thời gian: “Now” hay “Later”
  • Đặt “Subject”, “Note to Participant”.
  • Mục Select Email/Calendar to add to chọn Email(Legacy, No RSVP) và thêm Email của người tham gia vào phần Add Participants và bấm biểu tượng “ + ”.
  • Create Meeting để tạo meeting.

Khi Create Meeting, các thành viên được tham gia sẽ nhận được email thông báo về buổi họp.

Trong nội dung Mail mời họp sẽ có hướng dẫn chi tiết về nội dung, ghi chú, và đường link để vào họp.

Meeting Option ( Tùy chọn cho Video và Webinar) có thể điều chỉnh :

  • (1) Meeting bắt đầu chỉ khi người tổ chức cuộc họp tham gia.
  • (2) Cho phép người tham gia điều chỉnh được audio&video của người khác
  • (3) Ẩn tên tất cả người tham gia.
  • (4) Tất cả người tham gia có thể bật micro.
  • (5) Tất cả người tham gia có thể bật camera.
  • (6) Tất cả người tham gia có thể chat.

Chọn kiểu Video mặc định (1) (4) (5) (6). Kiểu Webinar mặc định (1) (3) (6).

Trong giao diện của Webmeeting có các chức năng sau:

  • (1) Bật/Tắt mic và camera.
  • (2) Tính năng Present
  • Chia sẻ màn hình.
  • Chia sẻ file PDF.
  • Vẽ
  • Tạo Poll câu hỏi.
  • (3) Chat
  • (4) Vẫy tay xin phép trả lời.
  • (5) Danh sách người tham gia: Host có thể chỉnh sửa quyền, camera/micro của người tham gia.
  • (6) Mời người tham gia meeting ( Copy Link và chia sẻ).

    • (a) Copy nội dung thông tin cuộc họp.
    • (b) Copy đường link cuộc họp gửi tới mọi người.
    • (c) Mời họp thông qua ememail
    • (d) Mời họp thông qua Whatsapp.
    • (e) Tham gia họp sử dụng ứng dụng 3CX Conference trên mobile scan mã QR.
  • (7) Record lại cuộc meeting.
  • (8) Setting âm thanh và camera.
  • (9) Leave meeting/End meeting.

Tính năng ClicktoMeet:

Có thể tìm thấy đường link ClicktoMeet trong WelcomeMail và có thể chia sẻ link này với mọi người.

Để sử dụng Click2Meet, quản trị viên cần phải bật tùy chọn “Notify me by chat of new meeting request” hoặc “Requires you to connect to meeting first”.

  1. Người yêu cầu một cuộc meeting với bạn, họ sẽ click vào đường link Click2meet của bạn và 3CXWebMeeting sẽ mở ra trong trình duyệt của họ.
  2. Một tin nhắn sẽ được gửi đến cho bạn, yêu cầu tham gia một cuộc họp trực tuyến.
  3. Nhấp vào liên kết được cung cấp trong tin nhắn để tham gia.

1.4.  Quản lý Voice mail

 

Thông thường khi số nội bộ của người dùng nhận được các cuộc gọi đến thì sau 20 giây hoặc tùy thời gian mà Tổng đài/người dùng qui định – nếu người dùng không nghe máy/máy bận/không trực tuyến thì tự động cuộc gọi sẽ chuyển đến hộp thư thoại (voicemail).

  • Để cấu hình/điều chỉnh lời thoại ban đầu của Voice mail thì người dùng

Click (…)  thanh taskbar bên trái vào mục Settings >> Greetings

Với:

  • (a): Record Greeting: Để ghi âm lời chào của VoiceMail (greeting message)
  • (b): Upload: Nếu đã có ghi âm sẳn/muốn upload file lời chchào(
  • (c): Play: Muốn nghe lại lời chào
  • (d): Chọn lời chào cho mỗi kiểu tình trạng người dùng (status)

Muốn nghe lại/truy cập vào Voice mail thì người dùng chỉ cần chọn mục Voice mail bên cạnh trái 3CX Web client

  • (a): Dùng để tìm kiếm/lọc tên/số nội bộ cần nghe voicemail
  • (b): Người dùng có tải về/nghe/gọi lại/đánh dấu hoặc xóa

1.5. Quản lý Ghi âm

Lưu ý: Chức năng này chỉ được bật khi được cấp quyền

Chọn (…) –> Chọn Recording –> Giao diện xuất hiện gồm các file ghi âm và thời gian ghi âm

Để nghe lại ghi âm, ấn nút play tương ứng với file ghi âm và nút download bên cạnh để download file ghi âm về máy local.

1.6. Quản lý danh bạ

Chọn (…) –> Contact hiển thị các danh bạ

Để thêm danh bạ nhấn nút (+) và điền các trường cần thiết

Nút  để chọn ảnh đại diện

Tích (add to company phonebook) để add danh bạ vào list danh bạ công ty

Nhớ lưu lại sau khi đã thay đổi thông tin.\

1.7. Quản lý cuộc gọi CallQueue

Chọn Panel từ menu chính

Giao diện chính

Trong đó:

  • (1): Các Agent thuộc Queue và trạng thái của các Agent
  • (2): Cuộc gọi đang trong trạng thái chờ
  • (3): Số lượng cuộc gọi đã được hồi đáp
  • (4): Cuộc gọi bị lỡ
  • (5): Thời gian cuộc gọi chờ lâu nhất
  • (6): Thời gian chờ trung bình
  • (7): Thời gian nói chuyện trung bình